Forecast de ventas: qué es y cómo hacerlo paso a paso

Para que una empresa pueda tomar decisiones adecuadas en el momento oportuno, es necesario que anticipe los ingresos futuros que va a percibir. El forecast de ventas permite estimar cuántas ventas se realizarán en un periodo determinado, basándose en datos y tendencias. Esta previsión ayuda a definir los objetivos comerciales e influye en áreas como finanzas, producción o logística.

 

¿Qué es el forecast de ventas?
El forecast de ventas, o pronóstico de ventas, es una proyección de las ventas futuras de una empresa. Se elabora a partir de datos históricos, el comportamiento reciente de los clientes, las fases del embudo de ventas y las condiciones del mercado. 

 

Su finalidad es prever, con un margen razonable de fiabilidad, los ingresos que se generarán en un periodo determinado: semanas, meses o trimestres. 

Este tipo de pronóstico cumple distintas funciones según el área de la empresa:

• En comercial, identifica las tendencias de consumo, orienta los objetivos de venta y permite ajustar las acciones de captación.
• En finanzas, sirve para estimar ingresos y preparar presupuestos.
• En logística u operaciones, facilita la planificación de inventario, aprovisionamiento o contratación.

El forecast de ventas puede hacerse a corto, medio o largo plazo y se revisa periódicamente en función de la evolución de los datos.

 

¿Para qué sirve el forecast de ventas?
El forecast de ventas es una herramienta que ayuda a mejorar la eficiencia en la gestión empresarial. Actúa como una “hoja de ruta” o “mapa” que guía la toma de decisiones estratégicas. Esta capacidad de anticipación transforma la actitud de una empresa de reactiva a proactiva.

 

Facilita una mejor planificación de recursos, ya que anticipa la carga de trabajo y la demanda futura. Esto permite dimensionar los equipos, aprovisionar de stock o planificar turnos de forma más ajustada.

 

También mejora la previsión de ingresos, lo que facilita la elaboración de presupuestos y permite valorar con antelación la necesidad de financiación externa.

 

Además, el forecast de ventas funciona como indicador de control. Comparar lo previsto con lo realmente conseguido permite detectar desviaciones y ajustar el rumbo cuando sea necesario.

 

Métodos y herramientas para hacer un forecast de ventas
La elaboración de un forecast de ventas puede abordarse desde enfoques cualitativos y cuantitativos. La elección del método adecuado depende de la disponibilidad de datos, el tipo de producto o servicio y la estabilidad del mercado.

 

Métodos de forecast de ventas con enfoque cualitativo
Los métodos con enfoque cualitativo son especialmente útiles cuando una empresa es nueva, se introduce un producto o servicio innovador, o cuando no se dispone de datos históricos de ventas. 

• Método Delphi: Es un procedimiento estructurado que busca conocer la evolución de un producto o servicio mediante técnicas de prospección. Involucra a un panel de expertos que responden cuestionarios de forma anónima en varias rondas, con el objetivo de alcanzar un consenso sobre tendencias de mercado o proyecciones futuras. Sirve para identificar tendencias emergentes y adelantarse a ellas.
• Juicio de expertos: Se basa en la experiencia e intuición de los representantes más experimentados de un equipo de ventas o especialistas estratégicos. Permite establecer ventas potenciales y el esfuerzo comercial necesario, considerando datos históricos y las condiciones actuales del mercado. Es más adecuado para productos ya posicionados en el mercado. 
• Estudio de expectativas del comprador: Implica seleccionar a compradores potenciales y medir su probabilidad de compra para determinar la demanda futura de un producto o servicio. 
• Pruebas de mercado: Consiste en lanzar un producto o servicio en un contexto, tiempo o territorio particular para impulsar su venta y medir el comportamiento de consumo. Los resultados de estas pruebas se utilizan para generar un pronóstico de ventas en otros mercados más extensos.
• Analogía histórica: Utiliza información histórica sobre la demanda de un producto o servicio similar para pronosticar las ventas de un nuevo producto que carece de historial propio.

Métodos de forecast de ventas con enfoque cuantitativo
Por su parte, los métodos con enfoque cuantitativo se basan en el análisis de datos históricos y la aplicación de modelos matemáticos para predecir el comportamiento futuro de las ventas, ofreciendo mayor precisión.

• Run Rate (Tasa de partida): Una forma sencilla de calcular las ventas comparándolas con periodos anteriores. Se divide el total de ventas acumuladas hasta la fecha por el número de periodos transcurridos y se multiplica por los periodos restantes para proyectar las ventas futuras. Es útil para pronosticar ingresos en un lapso determinado y evaluar si se alcanzarán las metas.
• Suavizamiento exponencial: Funciona eficazmente con pocos registros pasados y es relativamente sencillo de implementar, a menudo requiriendo solo una hoja de cálculo. Este método da mayor peso a la información más reciente, asumiendo que los datos más cercanos al presente son más relevantes para el futuro. 
• Tasa de crecimiento medio: Se enfoca en analizar los datos de un periodo anterior para proyectar el siguiente. La fórmula general para proyectar las ventas del mes entrante es: Ventas mensuales* (1 + Tasa de crecimiento de ventas del periodo anterior).
• Regresión lineal simple: Agrupa una variable dependiente (como la demanda de ventas) con una variable independiente (como el tiempo) en una ecuación lineal. Permite visualizar los datos de ventas de forma gráfica y trazar una línea que se extiende hacia el futuro para realizar el pronóstico. 
• Análisis de series temporales/Descomposición estacional: Permite identificar tendencias y patrones estacionales. Divide los datos en componentes como tendencia, estacionalidad y variación aleatoria para afinar las previsiones.

Para realizar un pronóstico más detallado y preciso, es conveniente integrar ambos enfoques. El análisis cuantitativo proporciona una base sólida impulsada por los datos, mientras que las aportaciones cualitativas de los expertos o del equipo de ventas refinan estas proyecciones.

 

Plataformas para facilitar el proceso
En lo referente a las plataformas que facilitan el proceso para hacerlo más efectivo se encuentran:

• Excel: Permite crear previsiones basadas en datos históricos de tiempo, con opciones para personalizar el inicio del pronóstico, el intervalo de confianza y la estacionalidad. Es ideal para visualizar datos y realizar cálculos detallados.
• Sistemas CRM (Customer Relationship Management): Son fuentes de información que centralizan datos valiosos sobre clientes, sus compras y la frecuencia de interacción.
• Herramientas con inteligencia artificial: Aplican modelos predictivos a gran escala y pueden ajustar las previsiones automáticamente en función de los datos que se van generando.

La elección de la plataforma dependerá de la complejidad del negocio, el volumen de datos y la capacidad técnica del equipo.

 

Forecast de ventas: ejemplo práctico
Supongamos una empresa que ofrece licencias mensuales de software. Se parte de los datos de los últimos tres meses:

• Marzo: 1.000 licencias vendidas.
• Abril: 1.050 licencias vendidas.
• Mayo: 1.100 licencias vendidas.

La evolución muestra un crecimiento constante del 5% mensual. Si se mantiene esa tendencia:

• Proyección para junio: 1.100 × 1,05 = 1.155 licencias.
• Precio por licencia: 30€.
• Forecast de ingresos para junio: 1.155 × 30 = 34.650€.

Este cálculo simplificado sirve para tomar decisiones operativas o comerciales. 

 

En un entorno real, se añadirían variables como las cancelaciones, las nuevas altas o los cambios en el precio. También se tendrían en cuenta periodos históricos y se ajustarían las tasas de crecimiento por factores externos como la estacionalidad o eventos de mercado. 

 

Errores comunes al hacer un forecast de ventas
Aunque el forecast de ventas es una herramienta necesaria para muchas empresas, existen errores comunes que pueden comprometer su utilidad y la validez de las decisiones empresariales. Por ello, es importante identificarlos y saber cómo evitarlos.

1. Confiar demasiado en la intuición o sesgos: Basar el pronóstico únicamente en percepciones personales puede llevar a estimaciones poco realistas o imprecisas. Para evitarlo, es necesario contar con un análisis de datos objetivos. 
2. Falta de datos fiables o registros incompletos: Muchas empresas tienen problemas con la calidad de los datos que recopilan. Sin información verídica, las predicciones son inherentemente defectuosas.
3. Ignorar la estacionalidad y la variabilidad: No considerar los patrones estacionales, como campañas navideñas o periodos vacacionales, puede distorsionar la previsión. Asumir una demanda constante todo el año lleva a errores como exceso de stock o falta de capacidad en momentos clave. Además, cambios económicos o eventos imprevistos también afectan el comportamiento de compra. 
4. No involucrar al equipo de ventas: Los equipos comerciales están en contacto directo con los clientes y suelen detectar cambios antes que otros departamentos. Su participación en el pronóstico aporta información útil para la empresa.

A pesar de que el forecast de ventas no garantiza los resultados que se van a obtener, sí que permite que las empresas se preparen con antelación. 

 

Elegir una metodología adecuada, trabajar con datos fiables y revisar el forecast de forma periódica son aspectos imprescindibles para que la previsión sea eficaz.

Fuente:
empresaactual.com